Le rapport d’état d’immeuble (REI) vise à informer le conseil d’administration de la copropriété concernant l’état physique de l’actif immobilier. Ce document est subdivisé en sections et en sous-sections. Les sous-sections visent à isoler et à analyser les composants de l’installation. Les sous-sections sont rédigées selon une structure semblable constituée des éléments suivants : La description du composant analysé, l’évaluation selon des considérations générales et des considérations spécifiques, les activités d’exploitation et d’entretien, les activités de maintenance et de restauration selon des considérations générales et spécifiques, le remplacement des composants selon le cycle normal de vie et selon des considérations spécifiques, les activités de réparation ou de mise aux normes normalement non considérées au fonds de prévoyance, les travaux d’amélioration également non considérés dans le cadre d’un fonds de prévoyance.

Le plan pluriannuel en maintien de l’actif est présenté sous la forme d’un tableau. Ce tableau illustre, sur une seule page, l’ensemble des dépenses prévues pour les 25 prochaines années. La liste des travaux planifiés est soutenue par des textes génériques expliquant le comportement prévu des composants ainsi que la stratégie d’entretien et de maintenance à mettre en œuvre pour préserver l’état de ces derniers. Les dépenses en maintien de l’actif sont normalement financées par le fonds de prévoyance.

En fonction des besoins déterminés au plan pluriannuel en maintien de l’actif, une stratégie de financement doit être élaborée. La stratégie vise à répondre aux exigences du Code civil du Québec en ce qui concerne les contributions au fonds de prévoyance et vise également à s’assurer que la copropriété dispose des sommes nécessaires pour financer les travaux de maintenance et de remplacement au moment où il sera requis de les réaliser.

En général, le plan de gestion de l’actif est présenté dans le cadre de l’assemblée annuelle des copropriétaires. C’est l’occasion d’informer les copropriétaires de la condition de l’actif immobilier qu’ils possèdent, d’expliquer la stratégie de maintien et de revalorisation de l’actif et de présenter le scénario de financement retenu par le conseil d’administration. C’est également l’occasion de remettre à chaque propriétaire une brochure résumant l’état de l’actif, la stratégie de maintien et de revalorisation ainsi que le scénario de financement à long terme.